Privacy Policy

VCCN is een actieve vereniging. We werken voor en met heel veel (niet-)leden. We organiseren veel bijeenkomsten, cursussen, congressen en nog veel meer. Dat betekent dat we ook regelmatig persoonlijke gegevens (moeten) verwerken. We begrijpen dat je graag wilt weten waarom wij om je persoonlijke gegevens vragen en wat wij ermee doen. Dat vertellen we je graag in deze Privacy Policy. Heb je na het lezen hiervan nog vragen, laat het ons dan weten via info@vccn.nl.

Privacy Policy van VCCN
VCCN vindt jouw privacy belangrijk en heeft de nodige organisatorische en technische maatregelen genomen om je privacy te waarborgen. Zo zorgen we ervoor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft vertrouwelijk en veilig wordt behandeld. VCCN verkoopt je persoonlijke gegevens natuurlijk nooit aan derden en zal deze alleen aan derden ter beschikking stellen wanneer die zijn betrokken bij het uitvoeren van werkzaamheden namens VCCN. We beperken de hoeveelheid persoonlijke informatie hierbij tot het minimum en stellen eisen aan de verwerking en verwijdering hiervan. Daarnaast worden je gegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor jij ze hebt verstrekt of waarmee je hebt ingestemd. 

In het kader van de AVG (Algemene Verordening Persoonsgegevens) is een Privacy Impact Assesment (PIA) uitgevoerd. Deze Privacy Policy is een resultaat uit de PIA. Verderop in deze Privacy Policy lees je alles over je rechten en hoe en waar je klachten in kunt dienen. Wij staan open voor je vragen en suggesties Neem gerust contact met ons op viainfo@vccn.nl.

1. Persoonsgegevens die wij verwerken en met welk doel

VCCN verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je lid bent van onze vereniging, doordat je gebruik maakt van onze diensten, omdat je deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt, doordat je werkgever je gegevens aan ons heeft verstrekt of doordat je onze website bezoekt. Afhankelijk van de informatie die wij nodig hebben om uitvoering te geven aan onze dienstverlening, verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Hieronder lees je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken per categorie gebruiker (je kunt natuurlijk in meerdere categorieën vallen waardoor wij meer over jou (moeten) weten): 

Bij contact met de vereniging

Wanneer je contact met ons opneemt (via een contactformulier, e-mail of telefonisch) verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Contactgegevens: je naam e-mailadres en/of telefoonnummer in combinatie met je verzoek, vraag of opmerking. Deze gegevens gebruiken wij alleen om aan je verzoek te kunnen voldoen en om later contact met je op te (laten) nemen.  

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. Je hebt zelf contact met ons opgenomen voor een bepaald doel. Je persoonsgegevens worden door VCCN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot het moment dat je verzoek, vraag of opmerking is verwerkt of doorgezet naar iemand die verdere behandeling op zich neemt.   

Websitebezoekers

Als je onze website bezoekt slaan wij verkeersgegevens op zoals browserversie, besturingssysteem, het IP-adres en informatie hoe je de website gebruikt. Wij maken geen gebruik van cookies.   

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. Je hebt zelf onze website bezocht. 

Nieuwsbriefabonnees

Je kunt of hebt jezelf op onze website opgeven als ontvanger van onze nieuwsbrief. We verwerken de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: naam en e-mailadres omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken met onze nieuwsbrief. 

De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is jouw toestemming. Je hebt jezelf aangemeld. Je persoonsgegevens worden door VCCN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking tot het moment dat je jezelf uitschrijft voor de nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief tref je een link aan om je uit te schrijven.   

Leden

Als je lid wilt worden van onze vereniging willen we natuurlijk je toelating beoordelen. In onze statuten (https://www.vccn.nl/over-vccn/informatie/) lees je wie lid kan worden van onze vereniging. Jouw aanmelding wordt beoordeeld door het bestuur en/of gedelegeerd aan het verenigingsbureau. Voor je aanmelding vragen we de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht, titulatuur, adres, telefoonnummer, e-mailadres omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereikenvoor verenigings- en lidmaatschapszaken, om je het verenigingsmagazine, onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/cursussen/etc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals kennispartners, andere branche/beroepsverenigingen, etc.) en de jaarlijkse lidmaatschapsfactuurte kunnen sturen. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• Je geboortedatum omdat we je natuurlijk willen kunnen feliciteren met je verjaardag. 

• Je beroepservaring, bij welk bedrijf je werkt en welke kenmerken je hebtom te kijken of je binnen onze doelgroep valt, voor statistische doeleinden, om contact met je te kunnen leggen als we binnen onze leden bepaalde expertise of ingangen voor ons netwerk of dienstverlening zoeken, om je uit te nodigen voor of op de hoogte te brengen van specifieke voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/cursussen/etc. en voor historische verslaglegging. 

• De sector waarin je werkzaam bent om te weten wat voor jou relevant is. 

• Je interesse in deelname aan een commissie omdat we graag met je in contact komen als we wat voor elkaar kunnen betekenen. 

• De bedrijfsgegevens en facturatiegegevens om je in onze database te kunnen koppelen aan een bedrijf en om eventueel, als je bedrijf het lidmaatschap betaalt, een factuur te kunnen sturen.Daarnaast krijgen medewerkers van onze bedrijfsleden korting op cursussen en bijeenkomsten die wij ook graag willen toekennen als je daar recht op hebt. 

• Van onze leden verwerken we tijdens de duur van hun lidmaatschap ook gegevens. Niet alleen van bij ons genoten cursussen en bezochte bijeenkomsten, maar als je actief lid bent of was ook wat je binnen onze vereniging doet of deed en de termijn/periode. We zijn immers een vereniging en willen zaken vastleggen inzakejouw ‘loopbaan’ binnen de vereniging, de door jou behaalde mijlpalen of opgeleverde projecten/artikelen/etc., zaken die van belang zijn voor onze historische verslaglegging (misschien willen we ooit wel een mooi jubileumboek of -overzicht uitbrengen)en om te kijken of je in de toekomst wellicht een onderscheiding kunt krijgen ofere-lid of lid van verdienste kunt worden.Als je op de een of andere manier persoonlijk onderscheiden bent door VCCN dan noteren en publiceren we ook de naam van de onderscheiding en datum van toekenning, jenaam (initialen en/of voornaam en achternaam, titulatuur), geslachten vermelden we je geboortedatum op de oorkonde. Voor het vastleggen van de besluitvorming binnen onze vereniging en voor historische verslaglegging noteren we ook je aanwezigheid bij vergaderingen en jouw rol hierin in de agenda’s, notulen of actie- en besluitenlijsten. 

• Omdat de netwerkfunctie binnen onze vereniging belangrijk is, en we dit willen stimuleren, vermelden we je in een online ledenoverzicht. Natuurlijk doen we dit met de nodige voorzorgsmaatregelen om jouw privacy te waarborgen; zo kunnen alleen op de website ingelogde andere leden de lijst raadplegen. 

• Contactpersonen van bedrijfsleden kunnen wij, of een door ons aangewezen derde, benaderen voor sponsor- en advertentieverkoop. 

• Tenslotte kunnen we je gegevens verwerken in een PE-register of -systeem. Als dat voor jouw activiteitenrelevant is zullen we dit aan je melden. 

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag lid zijn van onze vereniging. 

• Uitvoering lidmaatschapsovereenkomst. Om de vereniging goed te kunnen laten functioneren en jou alle lidmaatschapsvoordelen te bieden, moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om lid te zijn van onze vereniging te realiseren (zoals kennisverkrijging, kennisdeling, kennisontwikkeling en netwerken) is het redelijk dat wij relevante gegevens verwerken en delen.  

Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na het einde van je lidmaatschap. Zaken die relevant zijn voor historische verslaglegging of om onze besluitvorming vast te leggen bewaren we zolang de vereniging bestaat. 

Commissieleden

VCCN heeft als vereniging veel commissies. In deze commissies zitten leden en soms niet-leden die samen kennis delen, kennis ontwikkelen en de vereniging met hun vrijwillige inzet ondersteunen. Voor je deelnameaan een of meer commissies verwerken we de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht, titulatuur, adres, telefoonnummer, e-mailadres omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken inzake de commissie waaraan je deelneemt en relevant nieuws van VCCN. Verder kunnen we je uitnodigingen voor de voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/cursussen/commissiesetc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals kennispartners, andere branche/beroepsverenigingen, etc.). Je naam, telefoonnummer en e-mailadres worden in het kader van de samenwerking met de overige commissieleden gedeeld. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• Je genoten opleidingen, huidige functie, bij welk bedrijf je werkt en welke werkervaring je hebt om te kijken of je binnen een betreffende commissiepast, om contact met je te kunnen leggen als we binnen VCCN bepaalde expertise of ingangen voor ons netwerk, dienstverlening of andere commissieszoeken, om je uit te nodigen voor of op de hoogte te brengen van specifieke voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/commissiesetc.  

• Van onze commissieleden verwerken we tijdens de duur van hun inzet ook gegevens; wat je binnen onze vereniging doet of deed en de termijn/periode. We zijn immers een vereniging en willen zaken vastleggen inzake jouw ‘loopbaan’ binnen de vereniging, de door jou behaalde mijlpalen of opgeleverde projecten/artikelen/etc. en zaken die van belang zijn voor onze historische verslaglegging (misschien willen we ooit wel een mooi jubileumboek of -overzicht uitbrengen).  

• Als deelnemer aan een commissie kunnen we je naam vermelden op verslagen, rapporten, publicaties, op onze websiteen in ons jaarverslag. Dat zullen we zeker doen als je projectleider bent of was of een significante inbreng in de commissie hebt of had.  

• Voor het vastleggen van de besluitvorming binnen onze vereniging en voor historische verslaglegging noteren we ook je aanwezigheid bij vergaderingen en jouw rol hierin in de agenda’s, notulen of actie- en besluitenlijsten. 

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag lid zijn van onze commissie(s). 

• Gerechtvaardigd belang. Om commissies goed te kunnen laten functioneren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

Persoonsgegevens van niet-leden worden door VCCN opgeslagen tot 5 jaar na het einde van het commissie-lidmaatschap.Als je lid bent bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden. Zaken die relevant zijn voor historische verslaglegging of om onze besluitvorming vast te leggen bewaren we zolang de vereniging bestaat. 

Cursisten

VCCN verwerkt de persoonsgegevens die we van jou of van jouw werkgever ontvangen. Het gaat bijvoorbeeld om gegevens die we ontvangen bij aanmelding voor een cursus, aanvraag van onze cursusgids of bij een informatie/adviesaanvraag. Voor je cursusaanmelding vragen we de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: geslacht, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres zakelijk en privé omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken over je (te volgen) cursus en alle daarmee samenhangende correspondentie, om je het verenigingsmagazine, onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/(vervolg)cursussen/etc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals kennispartners, andere branche/beroeps-verenigingen, etc.). We verstrekken je naam en e-mailadres ook, indien dit onderdeel is van je cursus, aan onze leverancier van de elektronische leeromgeving zodat zij je toegang kunnen geven tot ons lesmateriaal. Je naam koppelen wij ook aan door jou ingevulde evaluatieformulieren, maar deze verwerken wij vervolgens anoniem tot totaaloverzichten. Alleen bij klachten gaat (een gedelegeerde van) de directie/management of het bestuur met individuele gevallen aan de slag. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• Je huidige functie, vooropleidingen, werkervaring, diploma’s en soms je curriculum vitae om je toelating tot de cursus te kunnen beoordelen. Sommige cursussen vereisen namelijk een specifieke vooropleiding en/of werkervaring. Daarnaast willen we misschien contact met je leggen als we voor onze verenigingsprojecten of magazine mensen zoeken die beschikken over bepaalde expertises of ingangen voor ons netwerk.  

• Je geboortedatum en geboorteplaats verwerken wij ter identificatie en worden op je diploma, getuigschrift of bewijs van deelname vermeld.  

• Bij aanmelding voor een cursus loggen wij je IP adresom misbruik te voorkomen.  

• De bedrijfsgegevens en facturatiegegevens om je in onze database te kunnen koppelen aan een bedrijf en om, als je bedrijf de cursus betaalt, een factuur te kunnen sturen. Daarnaast krijgen medewerkers van onze bedrijfsleden korting op cursussen die wij ook graag willen toekennen als je daar recht op hebt. 

• Als we kortingsafspraken hebben met een bevriende organisatie zoals een vak- of branchevereniging dan kun je, als je in het kader van deze afspraken recht hebt op korting, bij je aanmelding voor een cursus aangeven dat je van deze korting gebruik wenst te maken. Op dat moment registreren we dus dat je onderdeel bent van deze bevriende organisatie. Dit moet je zelf telkens bij je aanmelding aangeven en verwerken wij alleen voor die specifieke aanmelding. Deze gegevens verwerken wij alleen ten behoeve van onze facturatie en worden nooit gedeeld met derden.  

• Tijdens je cursus verwerken we je ingeleverde opdrachten, studieresultaten, studievoortgang, aanwezigheid en ingeleverd (her)examen om te kunnen bepalen of je recht hebt op een (her)examen en een diploma/certificaat/bewijs van deelname en registratie of voorzetting van je registratie. Hiervoor delen we je gegevens met docenten en leden van de examencommissie.  

• Op onze website publiceren we, als je hiervoor in aanmerking komt, je pasnummer, naam, geboortedatum, bedrijfsnaam, datum afgifte en geldigheid van je registratie CGC/ICCCS, OCT register associatie, OCT register professional. 

• Op je pas plaatsen we ter identificatie je pasfoto. 

• Als je bedrijf onze opdrachtgever is kunnen we de bij ons bekende contactpersoon informatie verstrekken over je aanwezigheid, studievoortgang en -resultaten.  

• Als we in het kader van je cursus een excursie of bedrijfsbezoek hebben of anderszins op een externe locatie zitten, dan kan het zijn dat wij je naam en registergegevens moeten doorgeven vanwege veiligheidseisen. Wij streven ernaar om alleen aantallen door te geven maar ontkomen er soms niet aan om namen te verstrekken.  

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een cursus bij ons volgen. 

• Uitvoering cursusovereenkomst. Om de cursus en het register CGC/ICCCS, OCT register associatie, OCT register professional goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om je kennis te vergroten te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.  

Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na het einde van je cursus. Als je lid bent bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden.  

Docenten

Ben je docent van een van de cursussen van VCCN dan verwerken we de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: geslacht, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres zakelijk en privé omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken over de lessen die je verzorgt en alle daarmee samenhangende correspondentie en overeenkomsten, om je het verenigingsmagazine, onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/cursussen/etc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals kennispartners, andere branche/beroepsverenigingen, etc.). Je naam koppelen wij ook aan door cursisten ingevulde evaluatieformulieren. Alleen bij klachten gaat (een gedelegeerde van) de directie/management of het bestuur met individuele gevallen aan de slag. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• Je huidige functie, vooropleidingen, werkervaring, diploma’s en soms je curriculum vitae om je geschiktheid als docent te kunnen beoordelen. Daarnaast willen we misschien contact met je leggen als we voor onze verenigingsprojecten of magazine mensen zoeken die beschikken over bepaalde expertises of ingangen voor ons netwerk.  

• De factuurgegevens en je bankrekeningnummer en eventueel g-rekeningnummer om je in onze database te kunnen koppelen en om je te betalen voor je inzet.  

• Werk je als zzp-er? Dan vragen we om een geldig legitimatiebewijs omdat we verplicht zijn om je identiteit te controleren. 

 Van onze docenten verwerken we zaken die van belang zijn voor onze historische verslaglegging (misschien willen we ooit wel een mooi jubileumboek of -overzicht uitbrengen). 

Als je in het kader van je inzet als docent deelneemt aan een excursie, bedrijfsbezoek, docentenweekend of andere activiteit, dan kan het zijn dat wij persoonlijke gegevens van jou en een meereizende partner moeten doorgeven aan derden.   

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een (deel van een) cursus bij ons verzorgen. 

• Uitvoering docentovereenkomst. Om de cursus goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om je kennis te vergroten of delen te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.   

Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na het einde van je inzet als docent. Als je lid bent bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden.  

Bezoekers van bijeenkomsten

VCCN verwerkt de persoonsgegevens die we van jou of van jouw werkgever ontvangen als je bij ons een bijeenkomst wilt bezoeken. Voor je aanmelding vragen we de volgende persoonlijke gegevens van je: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht en e-mailadres omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken over de door jouw geboekte bijeenkomst, voor onze nieuwsbrief, uitnodigingen voor de voor jou relevante andere bijeenkomsten/projecten/cursussen/etc. van ons of onze partners waarmee we samenwerken (zoals kennispartners, andere branche/beroeps-verenigingen, etc.) en om indien van toepassing defactuur te kunnen sturen.Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• De bedrijfsgegevens en facturatiegegevens om je in onze database te kunnen koppelen aan een bedrijf en om eventueel, als je bedrijf de bijeenkomst betaalt, een factuur te kunnen sturen. Daarnaast kan het voorkomen dat medewerkers van onze bedrijfsleden korting krijgen op cursussen en bijeenkomsten. Deze korting willen wij ook graag aan jou of je bedrijf toekennen als daar recht op is. Je kunt ook andere factuur-gegevens opgeven, bijvoorbeeld je privéadres, dat we gebruiken om je de factuur te sturen als jouw bedrijf de factuur niet zal gaan betalen. 

• Als we kortingsafspraken hebben met een bevriende organisatie zoals een vak- of branchevereniging dan kun je, als je in het kader van deze afspraken recht hebt op korting, bij je aanmelding voor een bijeenkomst aangeven dat je van deze korting gebruik wenst te maken. Dit moet je zelf telkens bij je aanmelding aangeven en verwerken wij alleen voor die specifieke aanmelding, voor het doel om je korting te verlenen en ten behoeve van onze facturatie. Deze gegevens worden nooit gedeeld met derden zonder dat ze geanonimiseerd zijn. 

Tijdens een bijeenkomst reiken we vaak badges uit. Hierop staan je naam en bedrijfsnaam. Je bent natuurlijk nooit verplicht om de badge te dragen maar ook hier geldt dat het in het licht van netwerken wel heel handig is. Daarnaast kunnen wij dan als organiserende partij snel zien of onze bezoekers al geregistreerd zijn. Besluit je om je badge niet te dragen, houd deze dan wel bij je omdat dit je toegangsbewijs is, er kan om gevraagd worden door de organisatie. Soms kan het voorkomen dat bij bijeenkomsten ook excursies zijn waarbij je alleen toegang hebt met je geldige pas, die je in dat geval wel zichtbaar moet dragen. 

 Tenslotte kunnen we je gegevens verwerken in een PE-register of -systeem. Als dat voor jou bij een specifieke bijeenkomst relevant is zullen we dit melden bij de bijeenkomstinformatie. 

De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een bijeenkomst bij ons volgen. 

• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om je kennis te vergroten te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.  

 Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na de gevolgde bijeenkomst. Als je lid bent bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden. Zaken die relevant zijn voor historische verslaglegging bewaren we zolang de vereniging bestaat. 

Contactpersonen klanten

Stuur je medewerkers naar VCCN cursussen of bijeenkomsten? Betaal je de factuur voor een cursus, bijeenkomst of (bedrijfs)lidmaatschap? Of zoek je contact met ons voor vragen, ter oriëntatie of offerte? Dan verwerken wij ook je persoonsgegevens. In onze administratie houden wij de volgende persoonlijke gegevens van je bij: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel facturatiegegevens omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken over de aan jou uitgebrachte offerte(s), bij (informatieaan-)vragen, voor het opstellen en om uitvoering te kunnen geven aan onze overeenkomst, om onze nieuwsbrief en factuur te kunnen versturen, om onze administratie te kunnen voeren en voor marketing- en evaluatiedoeleinden. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws van VCCN.  

• Mogelijk verwerken we ook persoonlijke gegevens van je terwijl je (nog) geen contact met ons hebt. Dat kan zijn omdat een collega van jou je gegevens aan ons heeft doorgegeven. We verwerken je gegevens dan op dezelfde manier als in ons vorige punt voor zover relevant.  

 De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag een dienst of product bij ons afnemen. 

• Uitvoering overeenkomst. Om de overeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.  

Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na de afloop van de overeenkomst. Als we niet tot een overeenkomst zijn gekomen verwijderen we je gegevens na 5 jaar. Als je werkt bij een bedrijfslid bewaren we je gegevens langer, zie hiervoor de paragraaf over leden.  

Leveranciers

Ben je (potentieel) leverancier van VCCN? Dan verwerken wij ook je persoonsgegevens. In onze administratie houden wij de volgende persoonlijke gegevens van je bij: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht, bedrijfsnaam, functie, adres, telefoonnummer, e-mailadres en facturatiegegevens omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken over de door jou uitgebrachte offerte(s) of bij vragen over je product(en) of dienst(verlening), voor het opstellen en om uitvoering te kunnen geven aan onze overeenkomst, om de factuur te kunnen betalen, om onze administratie te kunnen voeren en voor evaluatiedoeleinden. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als we positieve ervaringen hebben en geven dan graag jouw contactgegevens door. Tenslotte kunnen we je informeren over belangrijk, voor jou relevant, nieuws vanVCCN.  

• Mogelijk verwerken we ook persoonlijke gegevens van je terwijl je (nog) geen contact met ons hebt. Dat kan zijn omdat we je (bedrijf) hebben gevonden en ons aan het oriënteren zijn op een product of dienst of doordat een collega van jou je naam aan ons heeft doorgegeven in het kader van een bestaande relatie. We verwerken je gegevens dan op dezelfde manier als in ons vorige punt voor zover relevant, alleen zullen we je in het geval we nog geen relatie hebben natuurlijk geen nieuws of nieuwsbrieven van VCCN sturen.  

 De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag zaken met ons doen. 

• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.  

Als we zaken hebben gedaan bewaren we je persoonsgegevens in verband met de fiscale bewaartermijntot 7 jaar na afloop van de overeenkomst. Als we geen zaken hebben gedaan bewaren we je gegevens tot 5 jaar na ons laatste contact.  

Sprekers, dagvoorzitters, moderators en entertainers

Ben je betrokken bij 1 of meer van onze bijeenkomsten als spreker, dagvoorzitter, moderator of entertainer? Dan verwerken wij jouw gegevens op dezelfde manier als van leveranciers, maar met enkele belangrijke uitzonderingen: 

• In jouw rol kunnen we je in ons programma voorstellen aan het publiek.Dit curriculum vitae stemmen we met jou af (vaak krijgen we het ook van jou zelf) en gebruiken we alleen voor het doel waarvoor het bedoeld is. Ook kunnen we een (of meer) foto(‘s) van je plaatsen in de aankondiging, bij de terugblik en eventueel ter promotie van een volgende bijeenkomst. Hiervoor zullen we natuurlijk toestemming aan je vragen.  

• We brengen sprekers, dagvoorzitter, moderators en entertainers vooraf vaak met elkaar in contact om onderling het programma en inhoud af te stemmen. Hiervoor delen we in voorkomende gevallen je contactgegevens met deze mensen, met de beperking dat deze gegevens alleen voor dit doel gebruikt mogen worden.  

• We verwerken je factuurgegevens en je bankrekeningnummer en eventueel g-rekeningnummer om je in onze database te kunnen koppelen en om je te betalen voor je inzet.  

• Werk je als zzp-er? Dan vragen we je om een geldig legitimatiebewijs omdat we verplicht zijn om je identiteit te controleren. 

 De grondslagen voor de verwerking van deze persoonsgegevens is: 

• Jouw toestemming. Je hebt de gegevens aan ons verstrekt en wil graag meewerken aan een (of meer) van onze bijeenkomsten. 

• Uitvoering overeenkomst. Om de bijeenkomst goed te kunnen uitvoeren moeten we bepaalde persoonsgegevens verwerken. 

• Wettelijk belang: om fiscale redenen moeten wij gegevens verwerken en bewaren. 

• Gerechtvaardigd belang. Om de doelstellingen van de vereniging en jouw doelstelling om in de toekomst zaken met ons te blijven doen te realiseren is het redelijk dat wij persoonlijke gegevens verwerken en je benaderen voor relevante zaken.  

Je persoonsgegevens worden door VCCNin verband met de fiscale bewaartermijn opgeslagen tot 7 jaar na de gevolgde bijeenkomst. Zaken die relevant zijn voor historische verslaglegging of om onze besluitvorming vast te leggen bewaren we zolang de vereniging bestaat. 

Prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden

Persoonsgegevens van prospects, stakeholder-/lobbycontacten en/of geïnteresseerden worden door VCCN verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten. Wij verwerken de volgende gegevens van je: 

• Je contactgegevens: naam, geslacht, titulatuur, adres, telefoonnummer en e-mailadres omdat we je natuurlijk op een correcte manier willen kunnen bereiken voor de voor jou en ons relevante zaken. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als we positieve ervaringen hebben en geven dan graag jouw contactgegevens door. Tenslotte kunnen we je informeren over nieuws van VCCN. E-mailnieuwsbrieven zullen we je nooit ongevraagd sturen. 

• Je huidige functie, bij welk bedrijf je werkt en welke werkervaringen expertises je hebt om contact met je te kunnen leggen als we binnen VCCN bepaalde expertise of ingangen voor ons netwerkzoeken, om je uit te nodigen voor of op de hoogte te brengen van specifieke voor jou relevante bijeenkomsten/projecten/commissies etc. Daarnaast attenderen we, als we de vraag krijgen, ons netwerk graag op je (bedrijf) als jullie naar onze inschatting zakelijk iets voor elkaar kunnen betekenen en geven dan graag jouw contactgegevens door. 

 De grondslag voor de verwerking van deze persoonsgegevens is mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via koppeling op LinkedIn. Je persoonsgegevens worden door VCCN opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerkingen zolang je gezien wordt als een prospect, stakeholder-/lobbycontact en/of geïnteresseerde. 

Tenslotte 

In ons relatiebeheersysteem kunnen wij aan de bij ons bekende contactpersonen van bedrijfsleden een contactkenmerk toekennen. Deze contactpersonen kunnen, maar hoeven geen, persoonlijk lid van VCCN te zijn. Ditcontactkenmerk omschrijft alleen wie we binnen een bedrijf kunnen benaderen voor: 

• Verzending van het magazine (deze contactpersoon zal de ontvanger zijn). 

• Directie (omdat we soms specifiek directies willen uitnodigen of contacten, maar deze contactpersoon hoeft niet persé zelf directielid te zijn). 

• Financiën (omdat we er zeker van willen zijn dat we facturen aan de juiste contactpersoon sturen en we ook willen weten wie we kunnen benaderen bij onduidelijkheden of problemen). 

• HRM (om te weten wie contactpersoon is inzake cursisten of om ons cursusaanbod onder de aandacht te brengen). 

Denk je dat je ten onrechte dit contactkenmerk hebt gekregen, neem dan gerust contact met ons op via info@vccn.nl. Wij zijn er immers beiden bij gebaat dat we de juiste mensen benaderen en dat onze informatie up-to-date is. 

Ook houden we in ons relatiebeheersysteem bij wie voorzitter, secretaris, bestuurslid, commissielid, erelid, (oud)docent is of een andere protocollaire, statutaire of vrijwillige rol binnen de vereniging heeft en kunnen we zien sinds wanneer je (bedrijfs)lid bent om statutaire (maximale) zittingstermijnen en jubilea te kunnen bepalen. 

2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken 

VCCN heeft niet de intentie om persoonsgegevens te verzamelen vanpersonen <16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van hun ouder(s) of voogd. VCCN kan niet controleren of een websitebezoeker ouder dan 16 jaar is. VCCN raadt ouder(s)of voogd aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je van mening bent dat wij zonder ouderlijke toestemming per ongeluk toch persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact met ons op viainfo@vccn.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.  

Gevoelige persoonlijke gegevens zoals iemands ras, godsdienst, seksuele leven, politieke opvatting, gezondheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijk gedrag,genetische en biometrische gegevens verwerken wij natuurlijk niet. Maar uit sommige gegevens zoals dieetwensen, rolstoeltoegankelijkheidswensof een dyslexieverklaring zou je wel één van deze gevoelige gegevens af kunnen leiden (zoals religie en gezondheid). Daarom verwerken we die gegevens alleen reactief (op jouw aanvraag of door een derde ten behoeve van jou doorgegeven) en voor de tijd die strikt noodzakelijk is om het gewenste doel te bereiken. Dat doen we op basis van jouw toestemming en/of vitaal belang. Daarna verwijderen we deze gegevens. Mogelijk moet je daarom wel vaker een aanvraag doen. Derden krijgen indien mogelijk alleen geanonimiseerde gegevens (zoals een cateraar of locatie voor een bijeenkomst) of alleen de strikt noodzakelijke gegevens (zoals een examenlocatie/instituut).  

3. Foto- en video-opnamen 

We zijn dol op foto- en video-opnamen omdat we trots zijn op onze leuke en leerzame bijeenkomsten en evenementen. We maken graag terugblikken en gebruiken het materiaal graag ter promotie van volgende bijeenkomsten, projecten en cursussen. Daarnaast bewaren wij foto- en video-opnamen voor historische verslaglegging (misschien willen we ooit wel een jubileumboek of -overzicht uitbrengen). Dat kan allemaal zowel in online als gedrukte media. Maar het respecteren van jouw privacy vinden we belangrijker. Daarom zullen we altijd vooraf schriftelijk toestemming aan je vragen als we je herkenbaar in beeld willen brengen en duidelijk vermelden voor welk doel we de foto’s en/of video-opnamen willen gebruiken. Dat doel zal altijd automatisch ook ‘historische verslaglegging’ zijn.  

Denk je dat je in een van de VCCN media herkenbaar op een foto- of video-opname staat terwijl je geen toestemming hebt gegeven? Heb je jezelf nog op een oude online gepubliceerde foto van voor de ingangsdatum van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (25 mei 2018) gevonden en hebben we je nog niet kunnen bereiken voor toestemming? Heb je toch spijt en wil je een online foto laten verwijderen? Neem contact op via info@vccn.nl. Let wel op, wij zijn alleen verantwoordelijk voor foto- en video-opnamen in onze eigen printmedia en op onze eigen websites en socialmedia kanalen. 

5. Delen van persoonsgegevens met derden

VCCN verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, de afspraken die wij hierover hebben gemaakt of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. VCCN blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk isvoor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Zo maken wij gebruik van derde partijen voor: 

• onze (financiële) administratie; 

• ons relatiebeheersysteem; 

• het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen; 

• het printen van badges; 

• hulp bij het innen van onbetaalde facturen; 

• onze werving & selectieprocedure; 

• deredactie,vormgeving, het drukken en verspreiden van onze gedrukte media; 

• het versturen van onze felicitaties (kaartjes-service of bloemist); 

• evenementen en excursies (alleen indien strikt noodzakelijk); 

• het verzorgen van onze postmailingen; 

• onzedocentenbijeenkomstenen (accommodaties, activiteiten en evt. reisbureau); 

• onzeICT infrastructuur; 

• eventuele aanvullende incidentele zaken.  

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geenverwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij afspraken om de beveiliging van jouw persoonlijke gegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoekpersoonlijke gegevens bij ons opvraagt. Ook kunnen wij jouw persoonlijke gegevens delen metderden als je ons hier (schriftelijk) toestemming voor hebt gegeven.Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Unie. 

VCCNziet haar vrijwilligers, docenten en commissieleden die mogelijk jouw persoonsgegevens verwerken of gebruiken niet als derden en heeft met hen vanzelfsprekend geheimhoudingsverklaringen afgesloten. 

6. Financiële zaken en -afwikkeling

Omdat je bij ons alleen per factuur kunt betalen, kunnen wij je kredietwaardigheid toetsen. We kunnen daarbij gebruikmaken van externe bureaus. Voor dat kredietonderzoek kunnen we je gegevens aan anderen geven, die deze gegevens alleen voor dat doel mogen gebruiken.  

We hopen het natuurlijk niet, maar als je je factuur niet op tijd betaaltkunnen we je bellen, mailen of een brief sturen om je te herinneren aan een factuur die is verlopen. Als betaling uitblijft zijn we genoodzaakt om voor dit doel je gegevens te delen met een incassobureau, deurwaarder, jurist en/of advocaat.  

Als we een factuur betwisten of niet tevreden zijn over een geleverd product of dienst, proberen we er natuurlijk altijd met elkaar uit te komen. Mocht dat onverhoopt niet lukken en worden er verdere stappen ondernomen, dan kan VCCN een jurist of advocaat inschakelen om ons te adviseren of vertegenwoordigen bij bijvoorbeeld correspondentievoering, in contacten met een incassobureau/deurwaarder of bij een rechtszaak.  

Op fraude zit niemand te wachten, wij ook niet. Daarom kunnen wij persoonlijke gegevens gebruiken om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Als dat moet, geven wij persoonlijke gegevens aan de overheid.  

7. Alle gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door VCCN en heb je het recht op gegevensoverdraagdraagbaarheid (je kunt ons vragen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een door jou aangewezen organisatie te sturen).  

Een verzoek om je gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen kun je doen via info@vccn.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen we vragen een om een kopie van je identiteitsbewijs. Wanneer we dat verzoek doen vragen we jou ter bescherming van je privacy om in deze kopie je pasfoto, paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar te maken. VCCN zal zo snel mogelijk, uiterlijk binnen 28 dagen, op jouw verzoek reageren. VCCN wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

8. Hoe wij je persoonsgegevens beveiligen 

VCCN neemt de bescherming van jouw persoonlijke gegevens serieus. We nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Als jedenkt dat jouw persoonlijke gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op methet verenigingsbureau via info@vccn.nl.   

• Alle personen die namens VCCN van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. 

• Onze medewerkers van het verenigingsbureau, docenten en actieve leden zijn geïnformeerd over het belang van de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens.  

• Wij werken op het verenigingsbureau zoveel mogelijk papierloos en hebben een ‘Clean Desk Policy’. Als we toch persoonsgegevens op papier hebben, zorgen we dat ze in afgesloten kasten bewaard worden en zodra ze niet meer nodig zijn adequaat vernietigd worden door een gecertificeerd archiefvernietigingsbedrijf of met onze papierversnipperaars met DIN beveiligingsniveau P3 of P4.  

• Omdat we zoveel mogelijk papierloos werken, hebben we intern ook afspraken gemaakt over het gebruik van usb-sticks. Die gebruiken we in principe niet voor het opslaan van persoonsgegevens tenzij het niet anders kan. Persoonsgegevens willen we immers niet laten rondslingeren op allerlei mediadragers.  

• We anonimiseren data zoveel als mogelijk is en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is. 

• Onze ICT infrastructuur is beveiligd met Multi Factor Authentification, Microsoft Data Loss Prevention en AzureInformation Protectionen we gebruiken natuurlijk up-to-date beveiligingssoftware zoals een virusscanner en firewall.Daarnaast hebben we protocollen voor wachtwoordgebruik, BYOD, etc. 

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. Onze server draait versleutelde back-ups over beveiligde verbindingen en onze serverruimte is niet toegankelijk.  

• Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je op onze website zien aan de adresbalk waar je 'https' en het hangslotje ziet staan in de adresbalk.  

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen en we staan open voor verbetersuggesties. 

• En natuurlijk doen we na werktijd netjes de kasten op slot, ruimen ons bureau op en sluiten het pand goed af. We weten ook precies wie een sleutel van ons pand heeft dus onbevoegden komen niet zomaar binnen. De alarminstallatie van het gebouw houdt na werktijd nog een extra oogje in het zeil.  

9. Aanpassen Privacy Policy 

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy Policy te wijzigen. Dit is versie 1.0 d.d. 24 mei 2018.